Popularitas OKR (Objective & Key Results) semakin menanjak akhir-akhir ini. Banyak perusahaan besar maupun kecil yang mulai membicarakannya. Mereka tertarik menerapkan OKR di dalam perusahaan mereka setelah melihat kesuksesan Google dalam menerapkan metode ini.
Ketertarikan ini menimbulkan banyak pertanyaan seputar OKR ini — baik pertanyaan yang muncul di kalangan business owner maupun di kalangan HRD. Makhluk seperti apa sebenarnya OKR ini? Apa yang membuat OKR populer? Apa yang membedakan OKR dengan metode manajemen kinerja lainnya (KPI misalnya)? Bagaimana cara mengimplementasikan OKR? Apa yang perlu dilakukan pertama kali untuk menerapkan OKR di perusahaan?
Kita akan membahas jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut di artikel ini.
Apa itu OKR?
OKR merupakan singkatan dari Objective & Key Results. Saya mendefinisikan OKR sebagai mindset dan metode untuk mengeksekusi tujuan-tujuan strategis organisasi (Darmawan Aji, 2022). Ya, OKR adalah salah satu metode untuk melakukan goal setting.
Ide awal OKR berasal dari ajaran MBO-nya Peter Drucker. MBO atau Management By Objective mengajarkan bahwa organsiasi idealnya digerakkan oleh tujuan. Apa tujuan strategis bersama yang ingin dicapai oleh organisasi? Setiap anggota tim harus mengetahui tujuan ini dan bergerak bersama untuk mewujudkannya.
Namun, istilah OKR bukan dimunculkan oleh Drucker melainkan oleh muridnya, Andy Grove. Andy Grove saat itu adalah CEO dari Intel — perusahaan prosesor komputer terkenal. Menurut Andy Grove, sebuah objective (sasaran strategis organisasi) perlu dipecah ke dalam key results (hasil-hasil kunci) yang terukur. Dengan demikian kita dapat memonitor apakah kita bergerak menuju ke objective yang diharapkan atau tidak.
Nah, OKR versi Andy Grove ini kemudian dikembangkan lebih lanjut oleh muridnya di Intel yaitu John Doerr. John Doerr inilah yang kemudian mengenalkannya kepada Larry Page dan Sergey Brin dua anak muda pendiri Google. OKR kemudian berhasil mengantarkan Google berkembang pesat dari 40 karyawan menjadi 135.000 karyawan pada 2018.
Jadi, OKR terdiri dari dua komponen utama:
Pertama, objective. Ialah deskripsi kualitatif tentang apa yang ingin dicapai oleh organisasi. Deskripsi ini dibuat singkat, mudah diingat, dan menginspirasi tim untuk melakukan tindakan terbaik untuk mencapainya.
Kedua, key results. Ialah indikator kuantitatif yang mengukur sejauh mana pencapaian sasaran yang sudah ditetapkan.
OKR dan SMART Goal, sama atau berbeda?
Kita tentu familiar dengan istilah SMART Goal:
- Specific
- Measurable
- Attainable
- Realistic
- Time-bound
Apakah OKR ini sama dengan SMART Goal? OKR dan SMART Goal terinspirasi dari sumber yang sama yaitu MBO (Management By Objective) yang dikenalkan oleh Peter Drucker. Kedua metode ini dibuat untuk membuat objective (sasaran organisasi) menjadi lebih spesifik dan konkret. Namun, OKR dan SMART Goal dikembangkan oleh dua orang yang berbeda.
Metode SMART Goal diciptakan oleh George Doran pada tahun 1981. Menurut Doran, sebuah objective perlu memenui kriteria SMART agar lebih mudah dicapai. Pada artikel yang dimuat di AMA Forum, Doran menuliskan bahwa sasaran organisasi perlu memenuhi kriteria:
- Specific — menargetkan area spesifik yang akan ditingkatkan.
- Measurable — ada ukuran kuantitasnya, atau setidaknya indikator kemajuan.
- Assignable — jelas siapa yang akan mengerjakannya.
- Realistic — pastikan targetnya realistis untuk dicapai berdasar sumber daya yang tersedia.
- Time-related — tetapkan kapan target akan dicapai.
Ini lima kriteria awal yang ditulis oleh George Doran. Di kemudian hari, kriteria ini diubah oleh sebagian orang untuk menyesuaikan konteks. Misalnya, assignable diubah menjadi attainable, achievable, atau actionable. Sementara realistic diubah menjadi relevant.
OKR jelas bukan dibuat oleh John Doran. OKR dibuat oleh Andy Grove jauh sebelum Doran mengenalkan SMART Goal. Andy Grove mengenalka OKR sejak tahun 70an. Ia lalu mengutipnya dalam buku “High Output Management” yang diterbitkan tahun 1983. Dalam OKR, objective dibuat spesifik namun tidak terukur. Jadi, SMART tidak digunakan dalam mendeskripsikan objective. SMART lebih cocok digunakan untuk mendeskripsikan Key Results.
OKR & KPI, apa perbedaannya?
Lalu, bagaimana dengan KPI? Apakah OKR sama dengan KPI? Karena pada praktikknya banyak yang menggunakan OKR sebagai pengganti KPI. Bahkan ada yang menerapkan OKR namun sebenarnya ia hanya KPI yang menggunakan baju OKR.
Sejarah KPI ini tidak jelas, tidak ada yang tahu siapa yang pertama kali mengenalkan istilah ini (menarik bukan?). Namun ia dikenal dan diterapkan secara luas di organisasi. Terutama setelah Kaplan dan Norton menulis buku “The Balanced Scorecard” pada tahun 1996.
Karena tidak jelas siapa yang mengenalkan KPI pertama kali, maka definisi dan implementasi KPI pun menjadi sangat beragam. Saya kemudian mendefinisikan KPI sebagai:
“Indikator-indikator penting terkait aktivitas operasional yang menunjukkan kesehatan organisasi.” (Darmawan Aji, 2020)
Jadi, baik OKR maupun KPI memiliki persamaan: keduanya digunakan untuk mengukur keberhasilan proses dalam organisasi — keduanya sama-sama memiliki komponen indikator yang dapat diukur. Namun, bedanya:
- OKR fokus pada hal-hal strategis, sementara KPI fokus pada hal-hal operasional.
- OKR ditetapkan per tiga bulan — kemungkinan pada setiap periode OKR berubah, sementara KPI cenderung tetap dari tahun ke tahun.
- OKR bisa saja hanya ada di level organisasi tidak sampai level perorangan, sementara KPI biasanya dibuat sampai level perorangan.
- OKR bukan alat untuk menilai kinerja karyawan, sementara KPI umumnya dipakai untuk menilai kinerja karyawan.
Sampai di sini sudah cukup tergambar kah perbedaan antara OKR dan KPI? Lebih detailnya, teman-teman bisa baca artikel yang membahas tentang perbedaan KPI dan OKR di tautan berikut ini.
KPI VS OKR, Mana yang lebih baik?
Pertanyaan berikutnya, apakah OKR dan KPI dapat dijalankan secara bersamaan? Jawaban ringkasnya, bisa. OKR digunakan untuk mencapai tujuan strategis organisasi sementara KPI untuk hal-hal yang bersifat operasional.
Mengapa menggunakan OKR?
OKR itu sederhana, ini yang membuat perusahaan tertarik menerapkannya. Setidaknya ada tiga manfaat utama penerapan OKR di organisasi:
- OKR membuat organisasi lebih adaptif dengan perubahan. Karena OKR ditetapkan per tiga bulan, perusahaan dapat menghadapi perubahan dan krisis dengan lebih responsif.
- OKR membantu organisasi berfokus dan berkomitmen pada sasaran yang sama. Sasaran organisasi dibuat transparan demikian juga dengan pengukurannya. Ini semua memudahkan proses penyelarasan (alignment) antar divisi, tim, dan anggota tim.
- OKR mendorong setiap anggota tim untuk merentangkan kemampuan dirinya, OKR mendorong target tinggi namun tetap memberi rasa aman pada mereka. Ini terjadi karena penerapan OKR terpisah dengan sistem insentif dan penilaian kinerja.
Bila teman-teman tertarik lebih detail untuk mempelajari OKR ini, silakan ikuti OKR short course yang saya selenggarakan via email dengan mengisi form di link berikut ini:
7 Days OKRs (Objective Key & Results) Email Course
Secara ringkas, OKR memudahkan organsiasi untuk fokus pada sasaran strategis dan menantang tim untuk meningkatkan kinerjanya.
Bagaimana cara mengimplementasikan OKR?
Untuk menerapkan OKR, diperlukan 7 langkah sebagai berikut.
- Pastikan selurung anggota tim di organsiasi mengetahui apa yang dimaksud dengan OKR. Lakukan pelatihan ringkas bagi mereka. Bahasan dimulai dari mengapa perusahaan menerapkan OKR, apa yang dimaksud dengan OKR, dan bagaimana proses penerapannya di organisasi.
- Kumpulkan ide-ide dari anggota tim terkait objective (sasaran strategis) yang mungkin bisa dicapai oleh organisasi dalam tiga bulan ke depan. Objective ini menjawab pertanyaan: “Apa satu hal yang mungkin bisa diwujudkan oleh organisasi yang dengan mewujudkannnya maka segala sesuatu di organisasi menjadi lebih mudah atau bahkan tidak diperlukan?”
- Tetapkan 1-3 objective yang paling bernilai. Pilih berdasarkan prioritas: objective yang berdampak besar pada terwujudnya visi organisasi atau objective yang dapat menuntaskan krisis yang sedang dialami.
- Pecah objective ini ke dalam key results yang terukur. Minta masukan dari anggota tim terkait hal ini. Pastikan key results ini terukur dan menantang untuk dicapai. Normalnya kita perlu membuat 3-5 key results per objective yang dibuat.
- Komunikasikan Objective & Key Results yang sudah dibuat ke seluruh pemangku kepentingan. Bila disetujui, sosialisasikan ke seluruh anggota organisasi dari level puncak sampai individu.
- Bila diperlukan, pecah OKR organisasi ke dalam OKR divisi dan OKR tim. Tidak perlu membuat OKR di level individu (penjelasan terkait ini panjang, insyaallah akan dibahas di artikel lain). Pastikan OKR divisi dan tim selaras dengan OKR organisasi. Pastikan pula OKR divisi/tim menjawab pertanyaan: “apa kontribusi yang bisa dilakukan oleh divisi/tim kita untuk mewujudkan OKR organisasi?”
- Lakukan weekly check in (pertemuan pekanan) dengan tim. Ini adalah inti dari implementasi OKR. Agenda yang dibahas di sini hanya tiga: pertama, laporan kemajuan terkait OKR yang ditetapkan; kedua, hambatan yang dialami dalam mencapai OKR; ketiga, inisiatif yang akan dilakukan selama sepekan ke depan agar organisasi bergerak mendekati OKR yang ditetapkan.
Contoh OKR
Berikut ini saya sertakan beberapa contoh OKR yang sebagai inspirasi awal.
- Objective: Membahagiakan pelanggan
- Key Results:
- NPS 42 atau lebih baik.
- Peringkat 4.6/5.0 atau lebih baik.
- 75% pelanggan lebih memilih produk kita daripada pesaing dalam blind taste test.
- Objective: Menciptakan pendapatan yang stabil di perusahaan kita
- Key Results:
- Pendapatan Rp X per bulan selama 3 bulan berturut-turut
- Rasio OPEX maksimal 20% dari pendapatan per bulan selama 3 bulan berturut-turut
- Transaksi harian minimal 100 transaksi selama 90 hari berturut-turut
- Objective: Menjadikan website optimal sebagai tenaga pemasaran
- Key Results:
- Halaman pertama kata kunci XYZ
- Domain authority naik dari 5 ke 15
- Jumlah pengunjung 500.000
- Menurunkan bounce rate dari 80% menjadi 60%
Kesimpulan
- OKR terdiri dari dua hal: Objective yang menyatakan apa yang ingin kita tuju, dan Key Results yang menyatakan bagaimana kita menuju ke sana.
- Fokus dari OKR adalah mencapai sasaran strategis organisasi, bukan untuk hal-hal yang bersifat operasional.
- OKR tidak digunakan untuk alat menilai kinerja karyawan, namun ia dapat mendorong kinerja karyawan. Ia juga memastikan kinerja karyawan selaras dengan sasaran strategis yang ditetapkan organisasi.